Data- och integritetspolicy

Hantering av dina personuppgifter

Här hittar du information om hur vi hanterar deltagares personuppgifter inom vuxenutbildning på Kunskapscompaniet Ankaret.

Information enligt dataskyddsförordningen (GDPR)

Kunskapscompaniet Ankaret hanterar personuppgifter enligt dataskyddsförordningen. Vi har som skyldighet att informerar deltagare om vilka uppgifter vi samlar in, varför vi gör det, hur länge vi sparar dem och vilka rättigheter ni har. Denna information ska ges på ett tydligt och lättförståeligt sätt och sammanfattas i text nedan.

Personuppgiftsansvarig

Kunskapscompaniet Ankaret är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som sker inom ramen för vår utbildningsverksamhet. Det innebär att vi ansvarar för att dina personuppgifter hanteras på ett lagligt, säkert och transparent sätt i enlighet med dataskyddsförordningen.
Du kan kontakta oss via: Kunskapscompaniet Ankaret
E-post: info@kunskapscompaniet.se Telefon: +46 (0)16 – 14 74 30
Om du har frågor om hur vi behandlar personuppgifter, eller vill utöva dina rättigheter är du välkommen att kontakta vårt dataskyddsombud via e-post: dataskyddsombud@kunskapscompaniet.se.

Därför behandlar vi dina personuppgifter

Vi på Kunskapscompaniet Ankaret behandlar personuppgifter för att kunna erbjuda utbildning inom Yrkeshögskola och Yrkesutbildning (Komvux och Arbetsförmedlingen) samt köpt företagsutbildning. Vi samlar in och använder uppgifter om deltagare för att administrera utbildningen, ge stöd, kommunicera och uppfylla myndighetskrav. Behandlingen sker enligt GDPR och bygger på rättsliga grunder som allmänt intresse och rättslig förpliktelse. I vissa fall använder vi även berättigat intresse eller samtycke.

Ansökning, antagning och tilldelning av utbildning

Kunskapscompaniet erbjuder olika typer av utbildning och hanterar då personuppgifter för deltagare. När en potentiell deltagare ansöker till en utbildning inom Yrkeshögskolan så anger deltagaren själv flera personuppgifter, detta för att utbildningsenheten ska kunna hantera ansökan. När en deltagare blir antagen kommer dessa personuppgifter importeras till utbildningsenhetens administrativa system.
När Arbetsförmedlingen eller en kommun meddelar Kunskapscompaniet vilka deltagare som kommer att genomföra en yrkesutbildning så hanteras de personuppgifter som utbildningsenheten tar emot. Dessa personuppgifter importeras till utbildningsenhetens administrativa system.
Personuppgifter som behandlas: Deltagarens namn, personnummer, adress, e-post, telefonnummer, betygsdokument (för yrkeshögskola), utbildning, skola, andra skolspecifika uppgifter, resultat i urvalsprocess.
Mottagare av personuppgifter: Administrativ personal inom Kunskapscompaniet, WorkBuster (administrativ tjänst för utbildning via Arbetsförmedlingen, Aventus (administrativ tjänst för utbildning via kommun, Komvux), LearnPoint (administrativ tjänst för utbildning via Yrkeshögskolan).
Lagringsperiod: Personuppgifterna som anges vid ansökan bevaras i 3 år efter att ansökningsperioden har avslutats oavsett om du blir antagen eller inte. Vid granskning från myndighet ska utbildningsenheten kunna uppvisa att ansökningsprocessen hanterats korrekt.
Laglig grund: Uppgift av allmänt intresse
Utbildningsenheten ska erbjuda utbildning inom yrkeshögskola och arbetsmarknadsinsatser vilket regleras i Förordningen om yrkeshögskolan (2009:130) och Skollagen (2010:800). Detta gäller oavsett om utbildningen sker på uppdrag av Arbetsförmedlingen, kommuner eller andra offentliga aktörer.

Omdöme, betygssättning och studieplaner

För att erbjuda utbildning enligt Skollagen och Förordningen om yrkeshögskolan behöver vi på Kunskapscompaniet Ankaret behandla personuppgifter för dig som deltagare. Uppgifterna används för att administrera utbildningen, skapa deltagarens studieplan, bedöma kunskaper och registrera betyg. Efter att deltagaren avslutat sina studier överlämnar vi alla betyg till Myndigheten för yrkeshögskolan (MYH), till hemkommun eller till Arbetsförmedlingen.
Utbildningsenheten arkiverar betygen digitalt i sitt administrativa system.
Personuppgifter som behandlas: Deltagarens förnamn, efternamn, personnummer, skola, skolform, huvudman, typ av utbildning/kurs, betygsuppgifter, utbildningssamordnarens signatur.
Mottagare av personuppgifter: Deltagare, administrativ personal på utbildningsenheten, Aventus, WorkBuster, Myndigheten för yrkeshögskolan, hemkommun, Arbetsförmedlingen.
Lagringsperiod: Betygsdokument bevaras på utbildningsenheten efter att deltagaren avslutat sina studier. Studieplaner och omdöme gallras 2 år efter deltagaren avslutat sina studier.
Laglig grund: Uppgift av allmänt intresse
Utbildningsenheten utför en uppgift av allmänt intresse när de bedriver utbildning. Denna grund används för den huvudsakliga behandlingen av personuppgifter och regleras i Förordningen om yrkeshögskolan (2009:130) och Skollagen (2010:800).

Kommunikation

Kunskapscompaniet kommunicerar med deltagaren via Google och då via e-post, chatt och skriftlig återkoppling på uppgifter i Google Classroom. Kommunikation sker även via utbildningsenhetens elevadministrativa system. När det rör sig om mer akut information så sker kommunikationen via telefon.
Personuppgifter som behandlas: Deltagarens förnamn, efternamn, e-post, telefonnummer, grupplistor, klasslistor, meddelandets innehåll, ibland kan även ljud, bild och film bifogas.
Mottagare av personuppgifter: Deltagare, personal och konsulter på utbildningsenheten som kommunicerar med varandra. Microsoft Outlook som utgör personalens e-posthanterare på dennes dator. Google Mail (Gmail) som används av både deltagare och personal, Aventus (system för elevadministration.)
Lagringsperiod: Efter att syftet med meddelande upphört ska detta raderas.
Laglig grund: Uppgift av allmänt intresse, art. 45 GDPR EU-US Data Privacy Framework Utbildningsenheten har i sitt uppdrag skyldighet att kommunicera med både deltagaren, likaså har deltagaren rätten att kunna kommunicera med utbildningsenheten. Eftersom e-post hanteras i Microsoft Outlook och Google så används EU-US Data Privacy Framework som laglig grund för överförandet till 3:e land. Microsoft och Google ska enligt avtal med utbildningsenheten hantera alla personuppgifter inom EU/EES.

Utvärderingar av genomförd kurs

Kunskapscompaniet genomför en kursutvärdering när varje kurs har slutförts. Detta ger deltagarna en ökad delaktighet och möjlighet att påverka hur kurser genomförs framgent. Kunskapscompaniet använder utvärderingen i sin rapportering till den myndighet eller kommun som står bakom utbildningen och kan ge feedback om kursens innehåll, upplägg, lärarnas kompetens och undervisningsmetoder.
Personuppgifter som behandlas: Deltagarens namn, utbildning, skola.
Mottagare av personuppgifter: Administrativ personal inom Kunskapscompaniet, hemkommun, Arbetsförmedlingen, Questback (system som används för kursutvärdering.)
Lagringsperiod: Gallras 2 år efter avslutad utbildning.
Laglig grund: Uppgift av allmänt intresse
Utbildningsenheten ska följa upp genomförd utbildning inom yrkeshögskola och arbetsmarknadsinsatser vilket regleras i Förordningen om yrkeshögskolan (2009:130) och Skollagen (2010:800).

Myndighetsrapportering

Kunskapscompaniet har en skyldighet att lämna vissa uppgifter vidare till andra myndigheter.
Yrkeshögskolan rapporterar uppgifter till Statistiska centralbyrån (SCB) om antalet sökande till en utbildning, hur många som deltagit i behörighetsgivande förutbildning och hur många sökande som tackat nej eller dragit tillbaka sin ansökan efter antagningsbeslut. Vi rapporterar även uppgifter som är nödvändiga för att CSN ska kunna hantera studiehjälp och andra former av studiestöd för deltagare inom en yrkeshögskoleutbildning.
Personuppgifter som behandlas: (SCB): Deltagarens namn, personnummer, postort, utbildningsomgång, behörighetsstatus, antagningsstatus, utbildningssamordnare, utbildningskod.
Personuppgifter som behandlas: (CSN): Deltagarens personnummer, namn, utbildning, studietid, studieomfattning, ogiltig frånvaro, avbrott i studier.
Mottagare av personuppgifter: Administrativ personal, SCB, CSN, Arbetsförmedlingen, kommunen.
Lagringsperiod: Personuppgifterna raderas som importfil efter att myndighetsrapporteringen genomförts men sparas under deltagarens studietid i utbildningsenhetens administrativa system.
Laglig grund: Rättslig förpliktelse
Vissa personuppgifter måste Kunskapscompaniet behandla för att följa svensk lag. Det gäller till exempel när vi rapporterar uppgifter till myndigheter som CSN, SCB och UHR.

Ekonomisk uppföljning

För att administrera och fakturera för utbildningen behandlas vissa personuppgifter. Utbildningen bedrivs på uppdrag av Arbetsförmedlingen eller hemkommunen som även finansierar utbildningen. För att säkerställa korrekt ekonomisk hantering och uppföljning registreras och behandlas uppgifter i våra ekonomi- och faktureringssystem. Denna behandling sker i enlighet med gällande bokföringsregler och redovisningskrav.
Personuppgifter som behandlas: Deltagarens namn, personnummer, utbildning, resultat (om utbildningen eller moment i utbildningen är genomförda och godkända.)
Mottagare av personuppgifter: Administrativ personal inom Kunskapscompaniet, kommunen, Arbetsförmedlingen och i vissa fall Microsoft vid användandet av Microsoft Excel samt ekonomisystemet Briljant, Företag (vid köpt företagsutbildning).
Lagringsperiod: Ekonomiska uppgifter lagras i sju år i enlighet med 7 kap. 1–2 §§ Bokföringslagen (1999:1078).
Laglig grund: Rättslig förpliktelse, art. 45 GDPR EU-US Data Privacy Framework Behandlingen sker enligt redovisningsrättsliga förpliktelser i 7 kap. 1–2 §§ Bokföringslagen (1999:1078). Eftersom Microsoft Excel ofta används vid dessa arbetsuppgifter så används EU-US Data Privacy Framework som laglig grund för överförandet till 3:e land. Alla personuppgifter för Microsoft ska enligt avtal hanteras inom EU/EES.

Praktik (LIA)

Inom Kunskapscompaniets utbildningar ingår praktik som en viktig del av utbildningen. Praktiken genomförs på en arbetsplats i form av LIA (lärande i arbete), upplägget följer de riktlinjer som gäller för respektive utbildning. När en deltagare genomför LIA upprättas ett utbildningsavtal mellan utbildningsenheten, deltagaren och praktikplatsen. Det är Kunskapscompaniets ansvar att ta fram avtalet, och det ska undertecknas av samtliga parter.
Personuppgifter som behandlas: Deltagarens namn, personnummer, lärarens namn som är kopplad till praktiken, handledarens namn som är kopplad till praktikplatsen, adress till praktikplats, telefonnummer till praktikplats, utbildning, omdöme, närvaro, övrig information kopplat till genomförande av praktik.
Mottagare av personuppgifter: Deltagaren, undervisande personal eller konsult som hanterar praktiken, handledaren på praktikplatsen, WorkBuster, Aventus (administrativa system), Microsoft, Scrive (tjänst för digitala signering av avtal), SharePoint/Teams (för arkivering av digitala avtal).
Lagringsperiod: Personuppgifter bevaras i 2 år efter att utbildningen efter att utbildningens tillstånd upphört.
Laglig grund: Uppgift av allmänt intresse, art. 45 GDPR EU-US Data Privacy Framework Utbildningsenheten tillhandahåller praktik i enlighet med utbildningsplanen. Personuppgifter används i Microsoft och EU-US Data Privacy Framework används som laglig grund för överförandet till 3:e land. Alla personuppgifter för Microsoft ska enligt avtal hanteras inom EU/EES.

Närvaroadministration

Beroende på utbildning kan det finnas behov av att registrera deltagarens närvaro. För utbildningar på utbildningsenheten registreras närvaro även av säkerhetsskäl, exempelvis för att följa brandskyddsrutiner och in- och utrymning. Kunskapscompaniet registrerar även förändringar i studietid, studieavbrott och studieuppehåll.
Personuppgifter som behandlas: Förnamn, efternamn, personnummer, närvaro/frånvaro, skola, utbildning.
Mottagare av personuppgifter: Administrativ personal, yrkeslärare eller konsulter inom Kunskapscompaniet, WorkBuster, Aventus, hemkommun, Arbetsförmedlingen.
Lagringsperiod: Personuppgifter gallras vid inaktualitet.
Laglig grund: Uppgift av allmänt intresse
Förordningen om yrkeshögskolan (2009:130) och Skollagen (2010:800) innehåller bestämmelser som kräver att skolor följer upp deltagares närvaro, vilket gör att personuppgiftsbehandlingen anses nödvändig för att uppfylla denna skyldighet.

Särskilt stöd och extra anpassningar

I vissa fall kan deltagare ha rätt till särskilt stöd och extra anpassningar i sin undervisning. Ofta har Arbetsförmedlingen eller hemkommunen redan identifierat ett behov av särskilt stöd och kan då påbörja stödinsatser i samråd med Kunskapscompaniet som är utbildningssamordnare. Kunskapscompaniet kan även genomföra kartläggning av särskilt stöd och extra anpassningar.
Dokumentation som innehåller känsliga personuppgifter, såsom utredningar om särskilt stöd och åtgärdsprogram, omfattas av sekretess. Utbildningsenheten gör alltid en sekretessprövning innan dokumentation lämnas ut. Rätten till tillgång enligt artikel 15 i dataskyddsförordningen begränsas därför i dessa fall. Dokumentation om extra anpassningar betraktas normalt inte som känsliga uppgifter och denna information görs därför tillgänglig för yrkeslärare och konsulter.
Personuppgifter som behandlas: Deltagarens namn, personnummer, skola, utbildning, hemkommun, uppgifter kopplat till behovet om särskilt stöd och extra anpassningar.
Mottagare av personuppgifter: Yrkeslärare och konsulter som har behov av denna information, WorkBuster och Aventus (administrativa system för utbildningen).
Lagringsperiod: Dokumentation om särskilt stöd och extra anpassningar gallras senast två år efter att deltagaren avslutat sin utbildning. Detta gäller under förutsättning att dokumentationen inte längre behövs för att tillgodose deltagarens rättigheter.
Laglig grund: Uppgift av allmänt intresse
Det är utbildningsenhetens skyldighet att enligt Förordningen om yrkeshögskolan (2009:130) och Skollagen (2010:800) utreda behov, fatta beslut, genomföra och följa upp insatser om det anses att en deltagare behöver stöd i sin undervisning.

Ärenden om kränkande behandling och trakasserier

Personal och konsulter inom Kunskapscompaniet har enligt Förordningen om yrkeshögskolan och Skollagen en skyldighet att anmäla till utbildningssamordnaren om en deltagare upplever sig utsatt för kränkande behandling. Syftet med denna process är att säkerställa att varje deltagare har en trygg miljö fri från diskriminering och kränkningar.
I samband med sådana ärenden behandlar utbildningen personuppgifter om de inblandade. Personuppgifterna används för att dokumentera, utreda och följa upp ärendet, samt för att vidta åtgärder som förebygger fortsatt kränkande behandling.
Kunskapscompaniet gör alltid en sekretessprövning innan dessa ärenden lämnas ut. Rätten till tillgång enligt artikel 15 i dataskyddsförordningen begränsas därför i dessa fall.
Personuppgifter som behandlas: Deltagarens namn, kontaktuppgifter vid behov, ärendets innehåll med upplysningar, handlingar och annat material som behövs för en intern utredning.
Mottagare av personuppgifter: Administrativ personal, utbildningsledare, regionchef, kvalitetsansvarig inom Kunskapscompaniet, Microsoft (när uppgifter samlas in via formulär och arkiveras i SharePoint/Teams.)
Lagringsperiod: Personuppgifter gallras 2 år efter avslutad utbildning.
Laglig grund: Uppgift av allmänt intresse
Utbildningen ska uppfylla sin skyldighet att tillhandahålla en trygg miljö fri från diskriminering och kränkningar samt rättssäkerhet enligt Förordningen om yrkeshögskolan (2009:130) och Skollagen (2010:800).

Klagomål och incidentrapporter

Kunskapscompaniet har ett ansvar att säkerställa en trygg och säker miljö för deltagare, personal och konsulter inom utbildningen. Genom att ta emot och hantera klagomål och incidentrapporter kan utbildningsenheten upptäcka brister, förebygga risker och vidta åtgärder för att förbättra arbetsmiljön. Du som deltagare kan lämnar in ett klagomål om din utbildning. Det är möjligt att lämna anonyma klagomål, men för att genomföra en fullständig utredning kan enheten behöva samla in och behandla en del personuppgifter som är från deltagaren för att utreda klagomålet.
Kunskapscompaniet har ett arbetsmiljöansvar för de deltagare som genomför en utbildning, även om dessa inte omfattas av arbetsmiljölagen. Tillbud och olyckor som drabbar en deltagare anmäls till utbildningssamordnaren som följer upp alla inrapporterade tillbud och vidtar åtgärder för att säkerställa att miljön är trygg för alla deltagare.
Kunskapscompaniet gör alltid en sekretessprövning innan dessa ärenden lämnas ut. Rätten till tillgång enligt artikel 15 i dataskyddsförordningen begränsas därför i dessa fall.
Personuppgifter som behandlas: Deltagarens namn, kontaktuppgifter vid behov, ärendets innehåll med upplysningar, handlingar och annat material som behövs för en intern utredning.
Mottagare av personuppgifter: Administrativ personal, utbildningsledare, regionchef, kvalitetsansvarig inom Kunskapscompaniet, Microsoft (när uppgifter samlas in via formulär och arkiveras i SharePoint/Teams.)
Lagringsperiod: Personuppgifter gallras 2 år efter avslutad utbildning.
Laglig grund: Uppgift av allmänt intresse
Utbildningsenheten ska uppfylla sin skyldighet att tillhandahålla trygghet, en god arbetsmiljö och rättssäkerhet enligt Förordningen om yrkeshögskolan (2009:130) och Skollagen (2010:800).

Systematiskt kvalitetsarbete

För att kunna utveckla och förbättra utbildningen och stödet till deltagarna arbetar Kunskapscompaniet med att följa upp hur det går i utbildningsenheten. Syftet med att samla in och analysera denna information är att förstå varje deltagares behov och att se hur undervisningen och övrigt stöd till deltagaren fungerar i stort. Vi tittar både på enskilda deltagare och på grupper av deltagare för att kunna göra utbildningen bättre för alla.
Informationen hjälper oss att fatta bra beslut om hur vi planerar undervisningen, fördelar resurser och ger rätt stöd. Kunskapscompaniet har även ett uppdrag att lämna kvalitetsrapporter vidare till kommunen och Arbetsförmedlingen vilket även kan leda fram till verksamhetsbesök.
Personuppgifter som behandlas: Kursutvärderingar, uppföljning av sysselsättningsgrad, måluppföljning, klagomålsärende, incidentrapporter, kränkningsärenden, omdöme, betyg och utbildningsbevis.
Mottagare av personuppgifter: Skolledare, administrativ personal inom kvalitetsavdelningen.
Lagringsperiod: Underlag och resultat för kvalitetsarbete bevaras.
Laglig grund: Uppgift av allmänt intresse
Utbildningsenheten ska enligt skollagen bedriva ett systematiskt kvalitetsarbete för att följa upp och utveckla verksamheten. Detta är en del av utbildningsenhetens uppdrag enligt Förordningen om yrkeshögskolan (2009:130) och Skollagen (2010:800).

Pedagogisk samarbetsmiljö

Kunskapscompaniet använder en digital pedagogisk plattform Google Workspace for Education, för att stödja undervisningen och förenkla deltagarens arbete. Plattformen innehåller verktyg för textproduktion, presentationer, e-post, kalender, digitala klassrum och interaktiva övningar. Den används uteslutande i pedagogiskt syfte samt för kommunikation och planering kopplad till undervisningen. Delning av uppgifter och inlämningar är begränsad och är endast möjlig mellan deltagaren och yrkesläraren för att minska risken för att personuppgifter ska delas med fel mottagare. Via Google WorkSpace for Education kan utbildningsenheten även tillåta deltagaren att logga in i andra pedagogiska webbtjänster, då delas personuppgifter med leverantören av dessa webbtjänster.
Personuppgifter som behandlas: Deltagarens namn, e-postadress, skola, klass/grupp samt dokument och arbeten som deltagaren skapar och skriftlig återkoppling till deltagaren.
Mottagare av personuppgifter: Deltagare, lärare, Google, Eventful (extern konsult).
Lagringsperiod: Personuppgifterna raderas av automatik 180 dagar efter att deltagaren avslutat sina studier.
Laglig grund: Uppgift av allmänt intresse, art. 45 GDPR EU-US Data Privacy Framework För utbildningsenheten är det pedagogiska uppdrag tydligt reglerat i Förordningen om yrkeshögskolan (2009:130) och Skollagen (2010:800). Här anges att utbildning ska bedrivas enligt nationella mål och att skolor ska använda ändamålsenliga metoder och verktyg, detta inkluderar digitala plattformar som Google Workspace for Education. Eftersom det pedagogiska arbetet hanteras i Google Classroom används EU-US Data Privacy Framework som laglig grund för överförandet till 3:e land. Google ska enligt avtal hantera alla personuppgifter inom EU/EES.

Pedagogiska digitala tjänster

I utbildningen använder vi olika digitala verktyg och läromedel för att göra lärandet mer varierat, tillgängligt och individanpassat. Det kan till exempel handla om webbtjänster och program med inriktning mot svets, CNC, CAM och CAM med mera.
Eftersom vi använder dessa webbtjänster och applikationer så måste deltagaren logga in med sitt användarkonto som utbildningsenheten tillhandahållit. Detta innebär att vi delar ut ett antal personuppgifter för deltagarens räkning för att ge tillgång till rätt tjänster.
Personuppgifter som behandlas: Deltagarens namn, e-postadress, klass, grupp, IP- nummer.
Mottagare av personuppgifter: Deltagare, yrkeslärare, leverantör av pedagogiska webbtjänster (dessa pedagogiska webbtjänster presenteras för deltagare i Google.), Eventful (extern konsult).
Lagringsperiod: Personuppgifterna raderas av automatik 180 dagar efter att deltagaren avslutat sina studier.
Lagligt grund: Uppgift av allmänt intresse, art. 45 GDPR EU-US Data Privacy Framework När digitala verktyg används för att stödja undervisning är personuppgiftsbehandlingen en nödvändig del av att utföra undervisningsuppdraget. Eftersom pedagogiska digitala tjänster kan hantera personuppgifter utanför EU/EES och i USA så används EU-US Data Privacy Framework som laglig grund för överförandet till 3:e land.

Enhetshantering

Vid utdelning av datorer till deltagare registreras personuppgifter i utbildningsenhetens inventariesystem. Målet är att kunna koppla varje dator till rätt deltagare om denna får en egen dator, hantera supportärenden och följa upp vid skador eller förlust.
Personuppgifter som behandlas: Deltagarens användarnamn, skola, datorns serienummer.
Mottagare av personuppgifter: IT-personal på utbildningsenheten och central IT- personal, Eventful som är konsult till utbildningsenheten och hanterar IT-drift, Microsoft där inventariesystemet hanteras.
Lagringsperiod: Personuppgifterna för användarkontot bevaras så länge deltagaren är inskriven på utbildningsenheten och kommer att raderas av automatik 180 dagar efter avslutade studier.
Laglig grund: Uppgift av allmänt intresse, art. 45 GDPR EU-US Data Privacy Framework Eftersom undervisningen till viss del sker via en digital lärplattform och med digitala tjänster så behöver deltagaren ibland en dator för att kunna följa utbildningsenhetens undervisningsplan. Eftersom inventariesystemet hanteras i Microsoft så behövs en laglig grund för 3:e landsöverföring.
Alla personuppgifter för Microsoft ska enligt avtal hanteras inom EU/EES.

Användarkonton

När en deltagare börjar på vår utbildningsenhet får deltagaren ett användarkonto för att logga in på en dator samt för att få åtkomst till flera pedagogiska webbtjänster. När ett användarkonto registreras så måste vi hantera ett antal personuppgifter för deltagaren.
Personuppgifter som behandlas: Förnamn, efternamn, personnummer eller deltagarnummer (beroende på utbildning), användarnamn, e-post, skola, utbildning, IP- adress (vid användning av dator), datorloggar kopplade till användarkontot (för felsökning av konto).
Mottagare av personuppgifter: Administrativ personal, IT-personal, Microsoft, Google, webbtjänster som används under deltagarens utbildning.
Lagringsperiod: Personuppgifterna för användarkontot bevaras så länge deltagaren är inskriven på utbildningen och kommer att raderas av automatik 180 dagar efter avslutade studier.
Laglig grund: Uppgift av allmänt intresse, art. 45 GDPR EU-US Data Privacy Framework För att utbildningsenheten ska kunna utföra sitt uppdrag och ge deltagaren tillgång till de pedagogiska webbtjänster som utbildningsenheten använder. Eftersom deltagaren har tillgång till både Microsoft och Google så används EU-US Data Privacy Framework som laglig grund för överförandet till 3:e land. Alla personuppgifter för både Google och Microsoft ska enligt avtal hanteras inom EU/EES.

Informationsutskick

På Kunskapscompaniet värnar vi om deltagarens integritet samtidigt som vi vill kunna visa upp vår verksamhet på ett respektfullt sätt. Därför behöver vi samtycke innan vi fotograferar, filmar eller spelar in ljud med deltagare i syfte att använda materialet i vår kommunikation och marknadsföring.
Som deltagare kan du lämna samtycke och vid godkännande av samtyckesblanketten ska du få information om förutsättningarna och omfattningen av samtycket, vilken även återges i denna personuppgiftspolicy.
När samtycke har lämnats kan deltagaren förekomma i bilder, filmer och ljudinspelningar som publiceras på våra sociala medier, vår webbsida och marknadsutskick. I samband med detta behandlas deltagarens personuppgifter enligt gällande dataskyddslagstiftning (GDPR).
Du kan alltid återkalla ditt samtycke genom att kontakta utbildningsenheten, du behöver inte motivera varför. Ett tillbakadraget samtycke betyder dock inte att tidigare publiceringar blir olagliga, eftersom samtycket var giltigt under perioden som de publicerades.
Personuppgifter som behandlas: Bild, film, ljud, namn, skola, utbildning.
Mottagare av personuppgifter: Allmänheten som följer våra sociala medier och besöker vår webbsida.
Lagringsperiod: När tre år har passerat efter givet samtycke, eller om samtycket tas tillbaka.
Laglig grund: Samtycke
Vid användning av ljud, film eller bilder på deltagare i marknadsföringssyfte (till exempel på hemsida, sociala medier eller tryckt material) krävs ett frivilligt, informerat och uttryckligt samtycke.

Kamerabevakning

Kunskapscompaniet kan behöva kamerabevakning för att förebygga och utreda skadegörelse, stölder, hot eller andra säkerhetsrelaterade händelser. Kamerabevakning kan bidra till att skapa en tryggare miljö för deltagare, personal och besökare. Kamerabevakning genomförs först efter en grundlig analys av behov och vilket lagligt stöd som finns.
Personuppgifter som behandlas: Foto, film, tidpunkt för händelser.
Mottagare av personuppgifter: Skolledare, central IT-personal, Cisco Meraki (som levererar tjänsten), Securitas (som levererar tjänsten).
Lagringsperiod: 72 timmar med automatisk radering. Om en incident har inträffat kan film och bildmaterial lagras längre tid för att utreda händelsen.
Lagligt stöd: Berättigat intresse, art. 45 GDPR EU-US Data Privacy Framework
Utbildningsenheten gör alltid en intresseavvägning där behovet av kamerabevakning vägs mot individens rätt till integritet. Utbildningsenhetens intresse av att förebygga och utreda skadegörelse, stölder, hot eller andra säkerhetsrelaterade händelser väger tyngre än den enskildes rätt till personlig integritet, när kamerabevakning införs efter behovsanalys och intresseavvägning. Eftersom tjänsten som används för kamerabevakning har sitt säte i USA så används EU-US Data Privacy Framework som laglig grund för överförandet till 3:e land.

Passersystem

För att säkerställa trygghet, kontrollera tillträde och förebygga obehörig åtkomst till utbildningsenhetens lokaler behandlar utbildningsenheten personuppgifter i ett passersystem.
Personuppgifter som behandlas: Deltagarens namn, klass, tagg-id, tilldelad behörighet, tidpunkt för in- och utpassering.
Mottagare av personuppgifter: Administrativ personal som hanterar som hanterar behörigheter och säkerhetsrutiner.
Lagringsperiod: Personuppgifterna lagras endast under deltagarens studietid.
Laglig grund: Uppgift av allmänt intresse
Det är en del av utbildningsenhetens ansvar att upprätthålla en trygg och säker miljö för deltagare och personal.

Dina rättigheter enligt GDPR

Du har alltid rätt att få veta hur vi behandlar dina personuppgifter och att få tillgång till de uppgifter vi har sparade om dig. I vissa fall har du också rätt att få uppgifter rättade, raderade eller att begränsa hur de används. Du kan även invända mot behandlingen eller ta tillbaka ett samtycke om du tidigare har lämnat ett sådant. Vi följer dataskyddsförordningen (GDPR) och hjälper dig gärna om du har frågor om dina rättigheter.

1. Rätt till information
   Du har rätt att få veta varför och hur utbildningsenheten behandlar dina personuppgifter, till exempel i samband med undervisning, hälsouppgifter eller kontakt med myndigheter.
2. Rätt till tillgång (registerutdrag)
   Du kan begära ett registerutdrag för att se vilka personuppgifter utbildningsenheten har sparade om dig.
3. Rätt till rättelse
   Om någon uppgift är felaktig har du rätt att få den rättad.
4. Rätt till radering
   Du kan begära att få dina personuppgifter raderade, om det inte strider mot andra lagar som kräver att utbildningsenheten sparar dem.
5. Rätt till begränsning
   Du kan begära att utbildningsenheten tillfälligt slutar använda vissa uppgifter, till exempel om du ifrågasätter om de är korrekta.
6. Rätt att invända
   Du har rätt att säga nej till viss behandling, om den inte är nödvändig för utbildningsenhetens uppdrag eller följer lag.
7. Rätt till dataportabilitet
   Du har rätt att få ut dina personuppgifter i ett strukturerat, maskinläsbart format och överföra dem till en annan personuppgiftsansvarig.
8. Rätt att inte bli föremål för automatiserat beslutsfattande
   Om automatiserade beslut eller profilering används har den registrerade rätt att få en mänsklig bedömning.

Rätten att inkomma med klagomål
Om du anser att personuppgifter hanteras på ett sätt som strider mot dataskyddsförordningen (GDPR), har du rätt att lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY). IMY är den tillsynsmyndighet som övervakar att reglerna följs och kan granska hur personuppgifter behandlas. Du kan kontakta IMY direkt via deras webbplats för att få vägledning eller lämna in ett klagomål.

Överföring av personuppgifter till länder utanför EU/EES

Vi använder digitala verktyg för undervisning och administration, till exempel lärplattformar och läromedel. Det innebär att personuppgifter kan behandlas av leverantörer av dessa tjänster.
Vi strävar efter att all behandling sker inom EU/EES. I vissa fall kan uppgifter dock komma att skickas till eller bli tillgängliga från länder utanför EU/EES – så kallade tredjeländer. Om det sker, ser vi till att skydd finns, till exempel genom särskilda standardklausuler (SCC) eller att landet har godkänts av EU genom s.k. adekvatbeslut, till exempel EU-US Data Privacy Framework som gäller för överföring av personuppgifter mellan EU och USA.

Automatiserat beslutsfattande och profilering

Inom vår utbildningsverksamhet fattas inga beslut automatiskt av system eller datorer, och vi använder inte profilering för att bedöma eller påverka deltagare.

Dina rättigheter vid samtycke

När vi samlar in personuppgifter med stöd av samtycke är det viktigt för oss att du känner dig trygg. Samtycket ska alltid vara frivilligt, tydligt och informerat. Du har rätt att när som helst återkalla ditt samtycke, och vi raderar då dina uppgifter om ingen annan rättslig grund finns för fortsatt behandling. Den personuppgiftsansvarige ansvarar för att informera om syftet med insamlingen av personuppgifter och hur dina uppgifter används. Du har också rätt att få tillgång till dina uppgifter och begära rättelse eller radering. Vill du ta dra tillbaka ditt samtycke så kontaktar du din skola, utbildningsenhet eller det affärsstöd som hanterar dina personuppgifter, du behöver inte motivera varför.